档案管理办法

西藏发展公益基金会

档案管理办法

第一章  总  则

第一条  为加强西藏发展公益基金会(以下简称“基金会”)档案的科学、规范管理，有效地保护和利用档案，不断提高档案管理水平，根据国家相关法律法规，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指机构在各项工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图表和声像等不同形式的历史记录。

第三条  基金会档案管理工作接受主管单位西藏自治区民政厅的监督、检查和指导。

第四条  基金会档案管理工作包括档案的收集、整理、保管、利用、统计、移交、鉴定、销毁等。

第五条  档案管理工作必须严格执行党和国家的有关方针、政策与法律、法规。

第二章  管理职责

第六条  基金会档案工作实行各部门统一领导。

第七条  各部门关于档案管理的主要职责如下：

（一）贯彻执行国家档案工作的法律、法规和规章制度，负责建立档案工作规章制度；

（二）负责统一管理各类档案，并积极利用档案为基金会和各项业务工作服务。

（三）属于基金会秘密文件、资料的拟稿、打印、收发、递送、阅办、复制、摘抄、保存、归档和销毁，要做好保密工作，做到专人、专柜管理。对泄密者，基金会有权追究相关责任。

第八条  各部门负责本部门专业档案的日常收集、整理工作，按规定定期或项目周期归档相关档案资料并编制检索目录，以便开展档案编研、查询、统计等服务。

第三章  档案要求

第九条  对应当归档的文件材料，必须按照规定，定期归档保存，任何个人不得据为己有。凡是反映基金会工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。

第十条  档案收集、整理和归档材料应符合下列要求：

（一）文件材料应齐全完整；

（二）印件及定稿应分别标记页码；

（三）整理完毕的专门档案(项目、基建、稽核、监察、技术资料等)应有完整的目录；

（四）照片、磁带、光盘、实物等归档时，应附文字说明，注明时间、地点、人物(或内容)、制作者；

（五）基金会负责人和公文经办人员拟制、修改和签批公文，书写所用纸张及字迹材料必须符合归档要求。

第四章  档案管理

第十一条  档案应当按照其内容和载体的不同进行分类，一般按照年度——保管期限——项目分类。特殊门类档案分类应当保持前后一致，具有稳定性。

第十二条  各部门应按照相关规定准确划分文件材料的保管期限，并报秘书长批准。

第十三条  各部门应当充分重视档案资料的统计制度。对档案的收进、借阅、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计。

第十四条  各部门应当安排必需的档案专用保管地点和文件柜。保管地点应当坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

第五章  鉴定、销毁和移交

第十五条  各部门对已到保管期限的档案应再次鉴定其是否具有保存价值，并报秘书长批准。仍具保存价值的档案应延期，无保存价值的档案应按档案销毁办法进行销毁。

第十六条  在销毁确无保存价值的档案时，应当写出销毁档案报告，说明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容，连同编写的销毁清册一起送秘书长审核，经秘书长批准后方可销毁，并在原归档目录上注销。在销毁档案时，应当指定两人监销，并由监销人员在销毁清册上签字。

第六章  其  它

第十七条  本办法由基金会负责解释。

第十八条  本制度自基金会理事会审议通过之日起生效并施行。